La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour le poste d’Assistant(e) Administratif/ive dans le cadre des activités du Projet TAM/SOF « Fonds Flexible de la Politique Structurelle et Règlementaire » à Rabat
Date limite de réception des candidatures : 24/06/2013
Mission
L’assistant-e administratif-ive a pour principale responsabilité d’assurer le fonctionnement administratif, la communication interne et externe, la documentation et la comptabilité dans le cadre des activités du Projet TAM/SOF « Fonds Flexible de la Politique Structurelle et Règlementaire » et le
soutien des collaborateurs dans la réalisation de leurs activités. La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail.
Dans ce sens, le-la titulaire du poste aura les attributions suivantes :
1. Organisation administrative et logistique
- ƒ Organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, et autres.
- ƒ Organiser le transport des collaborateurs.
- ƒ Superviser l’utilisation des véhicules du Programme conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs.
- ƒ Traiter le courrier, répondre au téléphone et établir une communication de travail constante avec le Bureau GIZ sur toutes les questions administratives, contractuelles, logistiques et/ou financières, menant au respect des règles et des délais de la GIZ.
- ƒ Assurer le suivi des demandes d’exonération de TVA de concert avec le bureau de la GIZ.
- ƒ Faciliter l’échange d’information et la communication entre les membres de l’équipe du projet avec les partenaires et autres institutions.
- ƒ Prise de notes et préparation des comptes-rendus des réunions.
- ƒ Gestion du système de classement qui respecte la classification et les règles de la GIZ.
- ƒ Gestion de la documentation physique et électronique du projet inclus l’insertion des documents dans DMS.
2. Gestion comptable
- Assurer, en étroite collaboration avec le Bureau GIZ, les décomptes des missions ainsi que le suivi du paiement des contrats de consultants / prestations de service.
- Gérer la comptabilité du projet.
- Gérer la caisse et le compte bancaire du projet.
3. Gestion du matériel
- ƒ Assurer que le Programme soit approvisionné en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement.
- ƒ Tenir un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ.
- ƒ Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau ainsi qu’à son entretien.
Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification:
Le poste nécessite les qualifications suivantes:
- ƒ Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+3) ;
- ƒ Avoir une excellente maîtrise de l’arabe et du français, la connaissance de l’anglais ou de l’allemand serait appréciée ;
- ƒ Avoir de bonnes connaissances en informatique: Windows (Word, Excel, PowerPoint) ;
- ƒ Etre capable de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires ;
- ƒ Souhaiter travailler sur les sujets suivants : Biodiversité, changements climatiques, économie de l’environnement, genre.
Expérience professionnelle:
- Expérience d’au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative et comptable;
- ƒ Expérience dans la gestion des projets;
- ƒ Expérience d’au moins une année dans une organisation internationale;
Lieu d’affectation : Ville de Rabat –avec missions de temps en temps dans tout le Maroc.
Durée du contrat : Poste à pourvoir à partir du 01/07/2013 jusqu’au 30/09/2013 avec prolongation prévue jusqu’à 30/09/2015
Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : rh-maroc@giz.de avant le 24/06/2013, en mentionnant « Rec. Ass. Adm. TAM « SOF ».
Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.
